Parts of a Business Letter and The Usage

Hai Readers ^^ di post ini saya akan menjelaskan tentang korespondensi Bahasa Inggris. Before that, saya akan menjelaskan bagian-bagian dari surat dan kegunaannya. Happy Reading ^^

Setiap business letter mempunyai bagian-bagian tertentu yang masing-masing mempunyai tugas sendiri-sendiri dan letaknya disesuaikan dengan bentuk (style) surat yang diinginkan. Namun, setidaknya setiap surat memiliki beberapa bagian di bawah ini:

1. Heading / Letter head - Kepala surat / kop surat (printed) 
2. Dateline - Tanggal surat (tanpa nama kota)
3. Reference Line / reference number : Inisial penanda tangan dan pengetik surat 
4. Inside address - Nama dan alamat pada surat
5. Attention Line - Baris untuk nama orang yang dituju (bila perlu)
6. Salutation - Salam pembuka 
7. Subjek line / re-line - perihal isi surat (kalau perlu)
8. Body of the letter - isi surat
9. complimentary close - Salam Penutup
10. Signature - tanda tangan disertai nama jelas dan jabatan pada perusahaan
11. Enclosure - lampiran surat (jika ada) 

Nah, mari kita jabarkan satu persatu.

1. Heading / Letterhead

 Heading biasanya dicetak dengan mempergunakan bermacam-macam huruf yang disusun dalam bentuk yang sangat menarik pada bagian atas lembar kertas surat. Gunanya agar si penerima surat /pembaca mudah mengetahui hal-hal berikut:

• Name of the company - Nama perusahaan 
• Complete address - Alamat lengkap perusahaan 
• Telephone Number - Nomor telepon perusahaan
• Fax number - Nomor faksmili kalau ada 
• Kind of business activity - Jenis bidang usaha 

Ada pula perusahaan yang mencantumkan :

• Names of directors - Nama para direktur 
• Address of the branch office - Alamat kantor cabang 
• Bankers - Rekening bank 
• POst office (PO box) - Nomor kotak pos 
• Symbol of the company - Lambang / logo perusahaan 

Namun, zaman sekarang, logo sering terlihat dalam kop surat karena logo merupakan identitas suatu perusahaan. Kemajuan dibidang desain grafis membuat heading/letterhead semakin bervariasi dan berwarna, kop surat yang konvensional sudah mulai ditinggalkan oleh beberapa perusahaan multinasional. Kop surat yang menarik dan kreatif dapat menunjukkan kedinamisan sebuah perusahaan tersebut sehingga si penerima surat dan pembaca tertarik. Apalagi dengan desain yang unik mampu menjadikan surat kita akan lebih dikenal dan mudah dihafal.