Penyusunan Organisasi Kantor

Pengertian Struktur Organisasi Kantor 

Suatu organisasi yang unsur-unsurnya masih sangat terbatas dan sederhana, misalnya hanya terdiri atau dua orang dan tujuannya sederhana, misalnya memindahkan sebuah meja atau kursi dari satu tempat ke tempat lain, maka organisasi tersebut belum memerlukan tata hubungan kerja yang kompleks. Mereka cukup mengatakan, mari kita angkat, maka terjadilah kerja sama untuk mengangkat benda tersebut. Meskipun di dalam organisasi tersebut terjadi suatu kerja sama dan mencapai tujuannya, namun organisasi tersebut belum memerlukan struktur organisasi. 

Apabila dalam suatu organisasi terdapat beberapa orang bekerja dengan berbagai macam aktivitas dan mempunyai wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda, maka di dalam organisasi tersebut terjadi relasi-relas atau tata hubungan kerja yang luas dan kompleks. Oleh karena itu, relasi-relasi atau hubungan-hubungan kerja di antara mereka dan fungsi atau wewenangnya harus ditetapkan diatur dan disusun, sehingga merupakan suatu rangkaian yang mempunyai pola tetap, susunan logis, bentuknya teratur, maka terbentuklah suatu struktur organisasi. 

Struktur organisasi atau tata raga organisasi (organization structure) adalah suatu kerangka yang mewujudkan pola tetap dari hubungan-hubungan di antara bidang-bidang kerja dan orang-orang yang menunjukkan kedudukan, wewenang dan tanggung jawab masing-masing dalam suatu sistem kerja sama. 

Struktur organisasi biasanya dirancang dan dibangun oleh pihak pimpinan dengan menyesuaikan perkembangan organisasi dan kemajuan yang dimiliki oleh organisasi yang bersangkutan. Suatu organisasi yang menginginkan pencapaian tujuan secara penuh harus mempunyai struktur organisasi yang efisien dan sehat. 

Struktur organisasi yang efisien berarti suatu organisasi memiliki susunan yang logis dan bebas dari sumber-sumber pergesekan, sehingga segenap satuan di dalamnya dapat mencapai perbandingan yang terbaik antara usaha dan hasil kerjanya, baik mengenai kualitas maupun kuantitas hasil kerja tersebut. Sedangkan struktur organisasi yang sehat, berarti organisasi itu mempunyai bentuk yang teratur yang masing-masing bidang kerja beserta pejabat, tugas dan wewenangnya, yang merupakan satuan-satuan tertentu dalam lingkungan keseluruhan organisasi dasar menjalankan fungsinya sebagaimana seharusnya, sesuai dengan ketentuan yang berlaku. 

Struktur organisasi yang tidak mengikuti pola tersebut (efisien dan sehat) akan menimbulkan dampak negatif bagi organisasi yang bersangkutan, misalnya:

a) pemekaran susunan organisasi tanpa direncanakan, misalnya jumlah karyawan dan anggaran

b) Adanya kesimpangsiuran pelaksanaan pekerjaan

c) terjadinya kekembaran satuan-satuan organisasi atau duplikasi kegiatan 

d) koordinasi di antara satuan-satuan organisasi semakin sulit.