Prinsip-Prinsip Dasar Pengorganisasian Kantor

Hai hai readers ^^
khususnya murid-muridku tercinta, saya ingin memposting tentang materi pembelajaran kita. Agar kalian dapat membacanya melalui handphone kalian. cekidot !!

Dalam buku Manajemen Perkantoran penerbit Galaxy Puspa Mega dijabarkan beberapa asas atau prinsip organisasi, agar organisas kantor dapat berjalan dengan baik, yaitu:

1. Perumusan Tujuan atau Sasaran dengan Jelas

Apabila kita mengorganisasikan suatu kelompok orang atau membuat suatu badan atau wadah tertentu, maka pertama-tama yang harus jelas adalah apa yang menjadi sasaran atau tujuan yang akan dicapai melalui kelompok, organisas atau badan tersebut. Tujuan atau sasaran adalah hal-hal yang akan dicapai atau dipelihara, baik berupa materi maupun berupa non-materi.

Tujuan atau sasaran bagi suatu organisasi atau badan akan berperan sebagai berikut:

a. Pedoman ke arah mana organisasi itu akan dibawa

b. Landasan bagi organisasi yang bersangkutan

c. Menentukan macam aktivitas yang akan dilakukan

d. Menentukan program, prosedur, koordinasi, integrasi, simplikasi, sinkronisasi, dan mekanisasi

2. Pembagian Kerja

Pembagian kerja di dalam organisasi mutlak diperlukan, karena tanpa pembagian kerja, maka ada kemungkinan terjadinya tumpang tindih atau pendobelan kerja (overlapping). Pembagian kerja dalam suatu organisasi akhirnya menghasilkan departemen-departemen dan job description dari masing-masing departemen sampai unit-unit terkecil.

Disamping pembagian kerja, juga ditetapkan susunan organisasi (struktur organisasi) tugas dan fungsi-fungsi, hubungan-hubungan dan wewenang masing-masing unit organisasi.

Ada beberapa dasar atau pertimbangan yang dapat dipakai pedoman pembagian kerja dalam suatu organisasi, yaitu:

a. Wilayah atau teritorial, misalnya kabupaten membagi tugas pekerjaan atas dasar kecamatan yang terdapa dalam kabupaten tersebut atau pelayanan kantor dibagi ke dalam wilayah-wilayah tertentu, misalnya pelayanan khusus untuk wilayah Jabodetabek dan pelayanan untuk Indonesia Bagian Timur.

b. Jenis benda yang diproduksikan, misalnya dalam suatu industri mobil terdapat urusan mobil sedan, truk, jeep dan bus

c. Langganan yang dilayani, misalnya pada suatu grosir semen terdapat bagian-bagian yang melayani pemerintah, kontraktor, masyarakat umum dan ekspor. Dalam suatu rumah sakit ada bagian penyakit dalam, kulit, paru-paru dan THT.

d. Fungsi (rangkaian kerja), misalnya dalam suatu perusahaan industri terdapat bagian pembelian, personalia, tata usaha, pemasaran, pergudangan, dan pengiriman. Pada suatu perguran tinggi terdapat bagian pendidikan, penelitian, pengabdian pada masyarakat dan kemahasiswaan. Pada bagian tata saha terdapat subbagian penggandaan, pengarsipan dan ekspedisi.

e. Waktu, misalnya bagian waktu pagi, siang, dan malam

Dengan adanya pembagian kerja yang tepat, maka akan terwujud penerapan spesialisasi tenaga kerja, penempatan tenaga kerja yang tetap pada jabatan dan mempermudah pengawasan atau kontrol oleh atasan. Berdasarkan aktivitas yang dilakukan, suatu unit organisasi dapat dibedakan menjadi beberapa unit, yaitu:

a. Unit yang melakukan aktivitas penetapan kebijaksanaan umum bagi seluruh organisasi

b. Unit pimpinan yang melakukan aktivitas penerapan kebijaksanaan umum untuk berbagai kegiatan         organisasi

c. Unit operasi yang melakukan aktivitas-aktivitas pokok organisasi

d. Unit penunjang (service unit) yang melakukan aktivitas untuk membantu memperlancar unit organisasi

e. Unit pengawasan yang melakukan aktivitas pemeriksaan dan pengawasan aktivitas unit-unit operasi

f. Unit konsultasi yang melakukan aktivitas memberi bantuan keahlian kepada unit pimpinan.

3. Delegasi Kekuasaan

Kekuasaan atau wewenang merupakan salah satu unsur untuk kemcapai kesuksesasan kerja sama adalam suatu organisasi. Kekuasaan atau wewenang adalah hak seseorang untuk mengambil tindakan yang tegas, agar tugas dan fungsi-fungsinya dapat dilaksanakan. Kekuasaan atau wewenang mencakup berbagai aspek, misalnya wewenang mengambil keputusan, menggunakan sumber daya dan memerintah.
Delegasi atau pelimpahan kekuasaan (delegation of authority) kepada pihak lain merupakan unsur penting dan elementer dari seorang pemimpin, karena dengan pelimpahan kekuasaan seorang pemimpin dapat melipatgandakan waktu, perhatian dan pengetahuannya. Keberanian seorang pemimpin mendelegasikan wewenang kepada pihak lain, merupakan salah satu tanda keberhasilannya dalam memimpin suatu organisasi.
Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam proses pendelegasian kekuasaan atau wewenang, yaitu:
a. Delegasi kekuasaan mencakup delegasi tugas, kekuasaan dan pertanggungjawaban.
b. Kekuasaan atau wewenang yang didelegasikan atau dilimpahkan harus diberikan kepada orang yang mampu, baik dari segi kualitatif maupun dari segi fisik
c. Mendelegasikan kekuasaan harus dibarengi dengan pemberian motivasi atau daya dorong
d. Pihak pendelegasi kekuasaan harus membimbing, mengawasi pihak yang menerima delegasi tersebut.

Pendelegasian kekuasaan mempunyai beberapa manfaat, baik bagi pemimpin maupun bagi yang menerima delegasi yaitu:
a. Perhatian pemimpin dapat dipusatkan pada pekerjaan pokok
b. keputusan dapat dibuat lebih cepat dan pada unit yang tepat
c. Inisiatif dan rasa tanggung jawab bawahan dapat dimotivasi, sehingga bawahan tidak selalu menunggu perintah atasan.
d. Mendidik atau mengembangkan bawahan sehingga dapat menerima tugas dan tanggung jawab yang lebih besar.


Selanjutnya akan aku lanjutkan dihari berikutnya yaaa ^^

Mari dilanjutkan bahasan kemarin . .

4. Rentang Kekuasaan (Manajemen)

Rentang kekuasaan (span of authority) sering diistilahka dengan istilah yang berbeda, yaitu span of control, span of management atau span of managerial responsibilities. Berkaitan dengan istilah tersebut dalam bahasa Indonesia dipakai istilah jenjang pengawasan, jenjang kekuasaan, rentangan kendali, rentangan kontrol dan rentangan kekuasaan. Lalu apakah yang dimaksud dengan rentang kekuasaan?
Rentang kekuasaan (span of authority) berarti berapa jumlah orang yang tepat menjadi bawahan seorang atasan atau pemimpin sehingga pemimpin dapat memimpin, membimbing dan mengawasi secara berhasil guna dan berdaya guna. Pembatasan minimum atau maksimum bawahan yang harus diawasi pemimpin perlu ditentukan, agar yang mengawasi dan yang diawasi dapat bekerja secara efektif. Menurut V.A. Graicunas, jumlah maksimal yang dapat diawasi seorang pimpinan adalah lima atau delapan orang.
Seorang pemimpin dalam menetapkan jumlah bawahan perlu memperhatikan beberapa hal sebagai berikut:
a. Tugas wewenang, dan pertanggungjawaban masing-masing orang dalam suatu organisasi jelas atau tidak. Jelas dan tidaknya ketiga unsur tersebut aka mempengaruhi jumlah bawahan yang harus diawasi oleh pimpinan. Apabila ketiga hal tersebut jelas, maka semakin banyak orang yang dapat menjadi bawahan seorang pemimpin.

b. Jalinan hubungan dari masing-masing bawahan satu dengan yang lain. Makin kompleks jalinan hubungan kerja, semakin sedikit jumlah bawahan dari seorang atasan atau pimpinan. Semakin sederhana jalinan hubunga kerja masing-masing bawahan, semakin banyak bawahan yang dipimpin, dibimbing dan diawasi oleh seorang pemimpin.

c. Kemampuan orang-orang dalam organisasi. Semakin mampu atau terampil bawahan dalam suatu organisasi, semakin banyak orang yang dapat dikontrol atau dikendalikan, oleh seorang pemimpin.

d. Corak pekerjaan. Jenis pekerjaan bawahan akan mempengaruhi jumlah bawahan yang diawasi oleh pimpinan. Apabila jenis pekerjaan bawahan tidak begitu beraneka ragam, maka semakin banyak bawahan yang dapat dibimbing dan diawasi oleh seorang pimpinan. Semakin beraneka ragam jenis pekerjaan, semakin sulit pimpinan untuk membimbing dan mengawasi bawahan. Oleh karena itu, jumlah bawahan yang harus diawasi oleh seorang pemimpin dikurangi jumlahnya.

e. Stabilitas organisasi dan stabilitas tenaga kerja. Apabila organisasi dalam keadaan labil atau dalam keadaan tumbuh dan terus mengalami perubahan, maka diterapkan rentang kekuasaan yang kecil

f. Jarak dan waktu. Jarak dan waktu ini berkaitan dengan tempat tinggal bawahan dan penyelesaian pekerjaan. Apabila bawahan seorang pimpinan tempat tinggalnya berjauhan satu sama lain, rentangan kekuasaan harus lebih sempit, dan apabila berdekatan, rentang kekuasaan dapat lebih luas. Demikian juga semakin lama pelaksanaan pekerjaan, maka semakin kecil atau sempit rentang kekuasaan.

5. Kesatuan Perintah dan Tanggung Jawab 

Berdasarkan prinsip kesatuan perintah dan tanggung jawab ini seorang bawahan hanya mempunyai satu atasan atau pimpinan, dan kepadanya ia harus mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugas. Prinsip ini berpedoman pada, an employer should receive orders from one superior only; dan salah satu mottonya yaitu no man can two bosses.

6. Koordinasi 

Pembagian tugas dan unit-unit dalam suatu organisasi memungkinkan timbulnya kekuatan untuk memisahkan diri dari organisasi sebagai keseluruhan. Untuk mencegah adanya kemungkinan tersebut, maka perlu adanya usaha mengembalikan gerak yang memisahkan diri melalui kegiatan koordinasi.
Koordinasi adalah usaha mengarahkan kegiatan seluruh unit-unit organisasi, agar tertuju untuk memberikan sumbangan semaksimal mungkin dalam mencapai tujuan organisasi sebagai keseluruhan. Dengan adanya koordinasi maka akan tercipta keselarasan aktivitas di antara unit-unit organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Misalnya bagian penyimpanan surat atau warkat dapat bekerja sama dengan bagian penyeleksi surat atau warkat.
Ada beberapa cara untuk melakukan koordinasi, yaitu:
a. Mengadakan pertemuan resmi antara unit-unit yang dikoordinasikan
b. Mengangkat seseorang, suatu tim atau panitia koordinator yang khusus bertugas melakukan kegiatan-kegiatan koordinasi, misalnya memberi penjelasan atau bimbingan kepada unit-unit yang dikoordinasikan
c. Membuat buku pedoman, yang menjelaskan secara rinci mengenai tugas dan diserahkan kepada unit-unit
d. Pimpinan atau atasan mengadakan pertemuan-pertemuan informal dengan bawahannya dalam rangka pemberian bimbingan, konsultasi, dan pengarahan.

Selesai sudah materi tentang prinsip-prinsip organisasi. Saya harap para pembaca dapat memahami dan dapat menerapkan konsep-konsep ini kedalam kehidupan sehari-hari.