Penyusunan Organisasi Kantor

Pengertian Struktur Organisasi Kantor 

Suatu organisasi yang unsur-unsurnya masih sangat terbatas dan sederhana, misalnya hanya terdiri atau dua orang dan tujuannya sederhana, misalnya memindahkan sebuah meja atau kursi dari satu tempat ke tempat lain, maka organisasi tersebut belum memerlukan tata hubungan kerja yang kompleks. Mereka cukup mengatakan, mari kita angkat, maka terjadilah kerja sama untuk mengangkat benda tersebut. Meskipun di dalam organisasi tersebut terjadi suatu kerja sama dan mencapai tujuannya, namun organisasi tersebut belum memerlukan struktur organisasi. 

Apabila dalam suatu organisasi terdapat beberapa orang bekerja dengan berbagai macam aktivitas dan mempunyai wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda, maka di dalam organisasi tersebut terjadi relasi-relas atau tata hubungan kerja yang luas dan kompleks. Oleh karena itu, relasi-relasi atau hubungan-hubungan kerja di antara mereka dan fungsi atau wewenangnya harus ditetapkan diatur dan disusun, sehingga merupakan suatu rangkaian yang mempunyai pola tetap, susunan logis, bentuknya teratur, maka terbentuklah suatu struktur organisasi. 

Struktur organisasi atau tata raga organisasi (organization structure) adalah suatu kerangka yang mewujudkan pola tetap dari hubungan-hubungan di antara bidang-bidang kerja dan orang-orang yang menunjukkan kedudukan, wewenang dan tanggung jawab masing-masing dalam suatu sistem kerja sama. 

Struktur organisasi biasanya dirancang dan dibangun oleh pihak pimpinan dengan menyesuaikan perkembangan organisasi dan kemajuan yang dimiliki oleh organisasi yang bersangkutan. Suatu organisasi yang menginginkan pencapaian tujuan secara penuh harus mempunyai struktur organisasi yang efisien dan sehat. 

Struktur organisasi yang efisien berarti suatu organisasi memiliki susunan yang logis dan bebas dari sumber-sumber pergesekan, sehingga segenap satuan di dalamnya dapat mencapai perbandingan yang terbaik antara usaha dan hasil kerjanya, baik mengenai kualitas maupun kuantitas hasil kerja tersebut. Sedangkan struktur organisasi yang sehat, berarti organisasi itu mempunyai bentuk yang teratur yang masing-masing bidang kerja beserta pejabat, tugas dan wewenangnya, yang merupakan satuan-satuan tertentu dalam lingkungan keseluruhan organisasi dasar menjalankan fungsinya sebagaimana seharusnya, sesuai dengan ketentuan yang berlaku. 

Struktur organisasi yang tidak mengikuti pola tersebut (efisien dan sehat) akan menimbulkan dampak negatif bagi organisasi yang bersangkutan, misalnya:

a) pemekaran susunan organisasi tanpa direncanakan, misalnya jumlah karyawan dan anggaran

b) Adanya kesimpangsiuran pelaksanaan pekerjaan

c) terjadinya kekembaran satuan-satuan organisasi atau duplikasi kegiatan 

d) koordinasi di antara satuan-satuan organisasi semakin sulit. 

Prinsip-Prinsip Dasar Pengorganisasian Kantor

Hai hai readers ^^
khususnya murid-muridku tercinta, saya ingin memposting tentang materi pembelajaran kita. Agar kalian dapat membacanya melalui handphone kalian. cekidot !!

Dalam buku Manajemen Perkantoran penerbit Galaxy Puspa Mega dijabarkan beberapa asas atau prinsip organisasi, agar organisas kantor dapat berjalan dengan baik, yaitu:

1. Perumusan Tujuan atau Sasaran dengan Jelas

Apabila kita mengorganisasikan suatu kelompok orang atau membuat suatu badan atau wadah tertentu, maka pertama-tama yang harus jelas adalah apa yang menjadi sasaran atau tujuan yang akan dicapai melalui kelompok, organisas atau badan tersebut. Tujuan atau sasaran adalah hal-hal yang akan dicapai atau dipelihara, baik berupa materi maupun berupa non-materi.

Tujuan atau sasaran bagi suatu organisasi atau badan akan berperan sebagai berikut:

a. Pedoman ke arah mana organisasi itu akan dibawa

b. Landasan bagi organisasi yang bersangkutan

c. Menentukan macam aktivitas yang akan dilakukan

d. Menentukan program, prosedur, koordinasi, integrasi, simplikasi, sinkronisasi, dan mekanisasi

2. Pembagian Kerja

Pembagian kerja di dalam organisasi mutlak diperlukan, karena tanpa pembagian kerja, maka ada kemungkinan terjadinya tumpang tindih atau pendobelan kerja (overlapping). Pembagian kerja dalam suatu organisasi akhirnya menghasilkan departemen-departemen dan job description dari masing-masing departemen sampai unit-unit terkecil.

Disamping pembagian kerja, juga ditetapkan susunan organisasi (struktur organisasi) tugas dan fungsi-fungsi, hubungan-hubungan dan wewenang masing-masing unit organisasi.

Ada beberapa dasar atau pertimbangan yang dapat dipakai pedoman pembagian kerja dalam suatu organisasi, yaitu:

a. Wilayah atau teritorial, misalnya kabupaten membagi tugas pekerjaan atas dasar kecamatan yang terdapa dalam kabupaten tersebut atau pelayanan kantor dibagi ke dalam wilayah-wilayah tertentu, misalnya pelayanan khusus untuk wilayah Jabodetabek dan pelayanan untuk Indonesia Bagian Timur.

b. Jenis benda yang diproduksikan, misalnya dalam suatu industri mobil terdapat urusan mobil sedan, truk, jeep dan bus

c. Langganan yang dilayani, misalnya pada suatu grosir semen terdapat bagian-bagian yang melayani pemerintah, kontraktor, masyarakat umum dan ekspor. Dalam suatu rumah sakit ada bagian penyakit dalam, kulit, paru-paru dan THT.

d. Fungsi (rangkaian kerja), misalnya dalam suatu perusahaan industri terdapat bagian pembelian, personalia, tata usaha, pemasaran, pergudangan, dan pengiriman. Pada suatu perguran tinggi terdapat bagian pendidikan, penelitian, pengabdian pada masyarakat dan kemahasiswaan. Pada bagian tata saha terdapat subbagian penggandaan, pengarsipan dan ekspedisi.

e. Waktu, misalnya bagian waktu pagi, siang, dan malam

Dengan adanya pembagian kerja yang tepat, maka akan terwujud penerapan spesialisasi tenaga kerja, penempatan tenaga kerja yang tetap pada jabatan dan mempermudah pengawasan atau kontrol oleh atasan. Berdasarkan aktivitas yang dilakukan, suatu unit organisasi dapat dibedakan menjadi beberapa unit, yaitu:

a. Unit yang melakukan aktivitas penetapan kebijaksanaan umum bagi seluruh organisasi

b. Unit pimpinan yang melakukan aktivitas penerapan kebijaksanaan umum untuk berbagai kegiatan         organisasi

c. Unit operasi yang melakukan aktivitas-aktivitas pokok organisasi

d. Unit penunjang (service unit) yang melakukan aktivitas untuk membantu memperlancar unit organisasi

e. Unit pengawasan yang melakukan aktivitas pemeriksaan dan pengawasan aktivitas unit-unit operasi

f. Unit konsultasi yang melakukan aktivitas memberi bantuan keahlian kepada unit pimpinan.

3. Delegasi Kekuasaan

Kekuasaan atau wewenang merupakan salah satu unsur untuk kemcapai kesuksesasan kerja sama adalam suatu organisasi. Kekuasaan atau wewenang adalah hak seseorang untuk mengambil tindakan yang tegas, agar tugas dan fungsi-fungsinya dapat dilaksanakan. Kekuasaan atau wewenang mencakup berbagai aspek, misalnya wewenang mengambil keputusan, menggunakan sumber daya dan memerintah.
Delegasi atau pelimpahan kekuasaan (delegation of authority) kepada pihak lain merupakan unsur penting dan elementer dari seorang pemimpin, karena dengan pelimpahan kekuasaan seorang pemimpin dapat melipatgandakan waktu, perhatian dan pengetahuannya. Keberanian seorang pemimpin mendelegasikan wewenang kepada pihak lain, merupakan salah satu tanda keberhasilannya dalam memimpin suatu organisasi.
Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam proses pendelegasian kekuasaan atau wewenang, yaitu:
a. Delegasi kekuasaan mencakup delegasi tugas, kekuasaan dan pertanggungjawaban.
b. Kekuasaan atau wewenang yang didelegasikan atau dilimpahkan harus diberikan kepada orang yang mampu, baik dari segi kualitatif maupun dari segi fisik
c. Mendelegasikan kekuasaan harus dibarengi dengan pemberian motivasi atau daya dorong
d. Pihak pendelegasi kekuasaan harus membimbing, mengawasi pihak yang menerima delegasi tersebut.

Pendelegasian kekuasaan mempunyai beberapa manfaat, baik bagi pemimpin maupun bagi yang menerima delegasi yaitu:
a. Perhatian pemimpin dapat dipusatkan pada pekerjaan pokok
b. keputusan dapat dibuat lebih cepat dan pada unit yang tepat
c. Inisiatif dan rasa tanggung jawab bawahan dapat dimotivasi, sehingga bawahan tidak selalu menunggu perintah atasan.
d. Mendidik atau mengembangkan bawahan sehingga dapat menerima tugas dan tanggung jawab yang lebih besar.

Lanjut yuk>>

Fungsi-Fungsi Administrasi

Fungsi administrasi from Pingudeals

Modul Pengantar Administrasi Perkantoran

Hai ^^

Post ini aku dedikasikan untuk murid-murid tersayangku, agar lebih mudah belajar. 

Jangan lupa di download dan dipelajari yaa ^^

Download Modul Pengantar Administrasi Perkantoran disini

Lihat modul ini

JYJ Only One MV Full Version

Klik disini untuk melihat di Youtube

JYJ - Only One MP3 Full Version

Download JYJ - Only One Mp3 disini

atau download disini via 4shared

setelah teaser MV kedua rilis, JYJ sebagai duta Incheon Games 2014 langsung merilis versi lengkap MP3 nya. *kyaaaa*

yuk, kita dengerin dulu gimana sih theme song resmi dari Incheon Games 2014 nanti

musiknya terdengar seperti games Onet dan senam SKJ loh. . .

gak sabar liat MV full version nya ^^

Color of Sky, Color of Love

Setelah berpindah sekolah 11 kali selama masa SMA, akhirnya Sora Kagari bisa menetap di satu sekolah hingga lulus nanti. 

Tak heran jika Sora sangat memimpikan masa SMA yang indah agar kehidupan masa SMA-nya akan makin berwarna seperti warna langit. 

Namun, siapa sangka ternyata dia menjadi satu-satunya murid cewek dikelas IPA dan semua teman sekelasnya hanya peduli pada urusan masing-masing ! 

Sweet Caramel - Yuna Seto

whistle in my heart - Miyawaki Yukino

Aku kembali dengan komik dari Miyawaki Yukino lagi ^^ *pengarang favorit sih* 

Chinatsu menyukai Shuuichi sejak SD, sampai ketika SMA, ia menjadi manajer klub bola tempat Shuuichi berada. Tapi, Chinatsu tidak berani berterus terang pada Shuuichi. Suatu hari, Kenichi, adik kembar Shuuichi pulang dari studinya di Brazil dan tiba-tiba saja "nembak" Chinatsu. . .

lalu, siapa yang dipilih Chinatsu??

lagi-lagi Miyawaki Yukino membuat tema cerita anak sekolah dan cinta segitiga (dua cowok dan 1 cewek) hmm. . .untuk ukuran oneshot Whistle in My Heart cukup seru untuk dijadikan bacaan akhir minggu 

bila minat dengan komik ini bisa hubungi 089610310610

harga murah meriah kondisi mulus koleksi pribadi 

grab it fast!!!

Crazy 24 Hours - Miyawaki Yukino

Royal Green - Sugiyama Miwako

Love Cupid - Miki Kiritani

Orange Kiss - Usami Maki

Mangaka's Love - Yagami Chitose

Kembali lagi dengan komik karangan Yagami Chitose. 

Dateline (The date of the letter)

halo, saya akan melanjutkan post sebelumnya tentang form of business letter. Sekarang, saya akan mengupas tuntas tentang DATELINE

2. Dateline bukan Deadline

Dateline dicantumkan 3 sampai 6 baris (space) di bawah letter head, dapat disebelah kiri atau kanan tergantung bentuk suratnya (letter style). Tidak perlu didahului dengan nama kota, karena nama kotanya sudah tercantum pada heading, kecuali pada surat-surat pribadi yang biasanya menggunakan kertas pos atau surat-surat yang tidak memiliki kop surat (heading).

Tanggal, bulan dan tahun harus ditulis lengkap, jangan menggunakan angka. Hal ini untuk menghindarkan kekeliruan, karena adanya perbedaan antara British dan America style. Perhatikan perbedaan-perbedaan berikut:

Britis style : 5-8-1978 artinya 5th August, 1978
American style : 5-8-1978 artinya 8th May, 1978

*penulisan th diformat superscript

Contoh menulis tanggal yang baik dan benar adalah:
British Style     : 6th December, 1978
American Style : December 6th, 1978 atau December 6, 1978

Pengucapanya dapat dilakukan dengan dua cara yaitu:
a. The sixth of December nineteen and seventy eight
b. December the sixth, nineteen hundred and seventy eight

Menuliskan tanggal suatu bulan umumnya menggunakan ORDINAL NUMBER (bilangan urutan/pangkat) sebagai berikut:
1st = first
2nd = second
3rd - third
4th = fourth
5th = fifth
6th = sixth
7th = seventh
8th = eight
9th = ninth
10th = tenth
dan seterusnya

Parts of a Business Letter and The Usage

Hai Readers ^^ di post ini saya akan menjelaskan tentang korespondensi Bahasa Inggris. Before that, saya akan menjelaskan bagian-bagian dari surat dan kegunaannya. Happy Reading ^^

Setiap business letter mempunyai bagian-bagian tertentu yang masing-masing mempunyai tugas sendiri-sendiri dan letaknya disesuaikan dengan bentuk (style) surat yang diinginkan. Namun, setidaknya setiap surat memiliki beberapa bagian di bawah ini:

1. Heading / Letter head - Kepala surat / kop surat (printed) 
2. Dateline - Tanggal surat (tanpa nama kota)
3. Reference Line / reference number : Inisial penanda tangan dan pengetik surat 
4. Inside address - Nama dan alamat pada surat
5. Attention Line - Baris untuk nama orang yang dituju (bila perlu)
6. Salutation - Salam pembuka 
7. Subjek line / re-line - perihal isi surat (kalau perlu)
8. Body of the letter - isi surat
9. complimentary close - Salam Penutup
10. Signature - tanda tangan disertai nama jelas dan jabatan pada perusahaan
11. Enclosure - lampiran surat (jika ada) 

Nah, mari kita jabarkan satu persatu.

1. Heading / Letterhead

 Heading biasanya dicetak dengan mempergunakan bermacam-macam huruf yang disusun dalam bentuk yang sangat menarik pada bagian atas lembar kertas surat. Gunanya agar si penerima surat /pembaca mudah mengetahui hal-hal berikut:

• Name of the company - Nama perusahaan 
• Complete address - Alamat lengkap perusahaan 
• Telephone Number - Nomor telepon perusahaan
• Fax number - Nomor faksmili kalau ada 
• Kind of business activity - Jenis bidang usaha 

Ada pula perusahaan yang mencantumkan :

• Names of directors - Nama para direktur 
• Address of the branch office - Alamat kantor cabang 
• Bankers - Rekening bank 
• POst office (PO box) - Nomor kotak pos 
• Symbol of the company - Lambang / logo perusahaan 

Namun, zaman sekarang, logo sering terlihat dalam kop surat karena logo merupakan identitas suatu perusahaan. Kemajuan dibidang desain grafis membuat heading/letterhead semakin bervariasi dan berwarna, kop surat yang konvensional sudah mulai ditinggalkan oleh beberapa perusahaan multinasional. Kop surat yang menarik dan kreatif dapat menunjukkan kedinamisan sebuah perusahaan tersebut sehingga si penerima surat dan pembaca tertarik. Apalagi dengan desain yang unik mampu menjadikan surat kita akan lebih dikenal dan mudah dihafal.