| Coretan Si Pingu

Sabtu, 28 September 2013

Penyusunan Organisasi Kantor

Diposting oleh Apakabar Nunk di 9/28/2013 04:33:00 PM 0 komentar

Pengertian Struktur Organisasi Kantor

Suatu organisasi yang unsur-unsurnya masih sangat terbatas dan sederhana, misalnya hanya terdiri atau dua orang dan tujuannya sederhana, misalnya memindahkan sebuah meja atau kursi dari satu tempat ke tempat lain, maka organisasi tersebut belum memerlukan tata hubungan kerja yang kompleks. Mereka cukup mengatakan, mari kita angkat, maka terjadilah kerja sama untuk mengangkat benda tersebut. Meskipun di dalam organisasi tersebut terjadi suatu kerja sama dan mencapai tujuannya, namun organisasi tersebut belum memerlukan struktur organisasi.

Apabila dalam suatu organisasi terdapat beberapa orang bekerja dengan berbagai macam aktivitas dan mempunyai wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda, maka di dalam organisasi tersebut terjadi relasi-relas atau tata hubungan kerja yang luas dan kompleks. Oleh karena itu, relasi-relasi atau hubungan-hubungan kerja di antara mereka dan fungsi atau wewenangnya harus ditetapkan diatur dan disusun, sehingga merupakan suatu rangkaian yang mempunyai pola tetap, susunan logis, bentuknya teratur, maka terbentuklah suatu struktur organisasi.

Struktur organisasi atau tata raga organisasi (organization structure) adalah suatu kerangka yang mewujudkan pola tetap dari hubungan-hubungan di antara bidang-bidang kerja dan orang-orang yang menunjukkan kedudukan, wewenang dan tanggung jawab masing-masing dalam suatu sistem kerja sama.

Struktur organisasi biasanya dirancang dan dibangun oleh pihak pimpinan dengan menyesuaikan perkembangan organisasi dan kemajuan yang dimiliki oleh organisasi yang bersangkutan. Suatu organisasi yang menginginkan pencapaian tujuan secara penuh harus mempunyai struktur organisasi yang efisien dan sehat.

Struktur organisasi yang efisien berarti suatu organisasi memiliki susunan yang logis dan bebas dari sumber-sumber pergesekan, sehingga segenap satuan di dalamnya dapat mencapai perbandingan yang terbaik antara usaha dan hasil kerjanya, baik mengenai kualitas maupun kuantitas hasil kerja tersebut. Sedangkan struktur organisasi yang sehat, berarti organisasi itu mempunyai bentuk yang teratur yang masing-masing bidang kerja beserta pejabat, tugas dan wewenangnya, yang merupakan satuan-satuan tertentu dalam lingkungan keseluruhan organisasi dasar menjalankan fungsinya sebagaimana seharusnya, sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Struktur organisasi yang tidak mengikuti pola tersebut (efisien dan sehat) akan menimbulkan dampak negatif bagi organisasi yang bersangkutan, misalnya:

a) pemekaran susunan organisasi tanpa direncanakan, misalnya jumlah karyawan dan anggaran

b) Adanya kesimpangsiuran pelaksanaan pekerjaan

c) terjadinya kekembaran satuan-satuan organisasi atau duplikasi kegiatan

d) koordinasi di antara satuan-satuan organisasi semakin sulit.

Rabu, 25 September 2013

Prinsip-Prinsip Dasar Pengorganisasian Kantor

Diposting oleh Apakabar Nunk di 9/25/2013 08:22:00 PM 1 komentar

Hai hai readers ^^
khususnya murid-muridku tercinta, saya ingin memposting tentang materi pembelajaran kita. Agar kalian dapat membacanya melalui handphone kalian. cekidot !!

Dalam buku Manajemen Perkantoran penerbit Galaxy Puspa Mega dijabarkan beberapa asas atau prinsip organisasi, agar organisas kantor dapat berjalan dengan baik, yaitu:

1. Perumusan Tujuan atau Sasaran dengan Jelas

Apabila kita mengorganisasikan suatu kelompok orang atau membuat suatu badan atau wadah tertentu, maka pertama-tama yang harus jelas adalah apa yang menjadi sasaran atau tujuan yang akan dicapai melalui kelompok, organisas atau badan tersebut. Tujuan atau sasaran adalah hal-hal yang akan dicapai atau dipelihara, baik berupa materi maupun berupa non-materi.

Tujuan atau sasaran bagi suatu organisasi atau badan akan berperan sebagai berikut:

a. Pedoman ke arah mana organisasi itu akan dibawa

b. Landasan bagi organisasi yang bersangkutan

c. Menentukan macam aktivitas yang akan dilakukan

d. Menentukan program, prosedur, koordinasi, integrasi, simplikasi, sinkronisasi, dan mekanisasi

2. Pembagian Kerja

Pembagian kerja di dalam organisasi mutlak diperlukan, karena tanpa pembagian kerja, maka ada kemungkinan terjadinya tumpang tindih atau pendobelan kerja (overlapping). Pembagian kerja dalam suatu organisasi akhirnya menghasilkan departemen-departemen dan job description dari masing-masing departemen sampai unit-unit terkecil.

Disamping pembagian kerja, juga ditetapkan susunan organisasi (struktur organisasi) tugas dan fungsi-fungsi, hubungan-hubungan dan wewenang masing-masing unit organisasi.

Ada beberapa dasar atau pertimbangan yang dapat dipakai pedoman pembagian kerja dalam suatu organisasi, yaitu:

a. Wilayah atau teritorial, misalnya kabupaten membagi tugas pekerjaan atas dasar kecamatan yang terdapa dalam kabupaten tersebut atau pelayanan kantor dibagi ke dalam wilayah-wilayah tertentu, misalnya pelayanan khusus untuk wilayah Jabodetabek dan pelayanan untuk Indonesia Bagian Timur.

b. Jenis benda yang diproduksikan, misalnya dalam suatu industri mobil terdapat urusan mobil sedan, truk, jeep dan bus

c. Langganan yang dilayani, misalnya pada suatu grosir semen terdapat bagian-bagian yang melayani pemerintah, kontraktor, masyarakat umum dan ekspor. Dalam suatu rumah sakit ada bagian penyakit dalam, kulit, paru-paru dan THT.

d. Fungsi (rangkaian kerja), misalnya dalam suatu perusahaan industri terdapat bagian pembelian, personalia, tata usaha, pemasaran, pergudangan, dan pengiriman. Pada suatu perguran tinggi terdapat bagian pendidikan, penelitian, pengabdian pada masyarakat dan kemahasiswaan. Pada bagian tata saha terdapat subbagian penggandaan, pengarsipan dan ekspedisi.

e. Waktu, misalnya bagian waktu pagi, siang, dan malam

Dengan adanya pembagian kerja yang tepat, maka akan terwujud penerapan spesialisasi tenaga kerja, penempatan tenaga kerja yang tetap pada jabatan dan mempermudah pengawasan atau kontrol oleh atasan. Berdasarkan aktivitas yang dilakukan, suatu unit organisasi dapat dibedakan menjadi beberapa unit, yaitu:

a. Unit yang melakukan aktivitas penetapan kebijaksanaan umum bagi seluruh organisasi

b. Unit pimpinan yang melakukan aktivitas penerapan kebijaksanaan umum untuk berbagai kegiatan organisasi

c. Unit operasi yang melakukan aktivitas-aktivitas pokok organisasi

d. Unit penunjang (service unit) yang melakukan aktivitas untuk membantu memperlancar unit organisasi

e. Unit pengawasan yang melakukan aktivitas pemeriksaan dan pengawasan aktivitas unit-unit operasi

f. Unit konsultasi yang melakukan aktivitas memberi bantuan keahlian kepada unit pimpinan.

3. Delegasi Kekuasaan

Kekuasaan atau wewenang merupakan salah satu unsur untuk kemcapai kesuksesasan kerja sama adalam suatu organisasi. Kekuasaan atau wewenang adalah hak seseorang untuk mengambil tindakan yang tegas, agar tugas dan fungsi-fungsinya dapat dilaksanakan. Kekuasaan atau wewenang mencakup berbagai aspek, misalnya wewenang mengambil keputusan, menggunakan sumber daya dan memerintah.
Delegasi atau pelimpahan kekuasaan (delegation of authority) kepada pihak lain merupakan unsur penting dan elementer dari seorang pemimpin, karena dengan pelimpahan kekuasaan seorang pemimpin dapat melipatgandakan waktu, perhatian dan pengetahuannya. Keberanian seorang pemimpin mendelegasikan wewenang kepada pihak lain, merupakan salah satu tanda keberhasilannya dalam memimpin suatu organisasi.
Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam proses pendelegasian kekuasaan atau wewenang, yaitu:
a. Delegasi kekuasaan mencakup delegasi tugas, kekuasaan dan pertanggungjawaban.
b. Kekuasaan atau wewenang yang didelegasikan atau dilimpahkan harus diberikan kepada orang yang mampu, baik dari segi kualitatif maupun dari segi fisik
c. Mendelegasikan kekuasaan harus dibarengi dengan pemberian motivasi atau daya dorong
d. Pihak pendelegasi kekuasaan harus membimbing, mengawasi pihak yang menerima delegasi tersebut.

Pendelegasian kekuasaan mempunyai beberapa manfaat, baik bagi pemimpin maupun bagi yang menerima delegasi yaitu:
a. Perhatian pemimpin dapat dipusatkan pada pekerjaan pokok
b. keputusan dapat dibuat lebih cepat dan pada unit yang tepat
c. Inisiatif dan rasa tanggung jawab bawahan dapat dimotivasi, sehingga bawahan tidak selalu menunggu perintah atasan.
d. Mendidik atau mengembangkan bawahan sehingga dapat menerima tugas dan tanggung jawab yang lebih besar.

Lanjut yuk>>